Wenn der Chef bis tief in die Nacht oder am Wochenende Emails verschickt, bringt das Mitarbeitende oft in ein Dilemma. Es gut sein lassen – oder es ihm doch gleichtun. Gefolgt wird meist dem Unausgesprochenen: “Wenn ich noch online bin, hast du es ebenfalls zu sein”.

Manchen Managern ist gar nicht bewusst, was sie durch ihre Signale bei den anderen auslösen – und was das der Firma kosten kann. Eine Untersuchung nützte die Daten von Microsoft Workplace Analytics betreffend Meetings, Email und HR von zehntausenden Managern grosser Unternehmen und stiess auf ähnliche Verhaltensmuster und Auswirkungen:

In one Fortune 100 technology company, for example, we found that every hour that people managers spend after-hours translates to 20 minutes of additional direct report time spent after-hours. The numbers vary, but we’ve found significant correlations hold true for several other companies as well.

Arbeiten in der Freizeit erzeugt erwiesenermassen Stress bei Angestellten und ihren Angehörigen. Ein Faktum, dass sich irgendwann negativ die Arbeitsleistung auswirkt.

Um diesen Teufelskreis durchbrechen, sollten Manager besser kommunizieren, was sie von ihren Mitarbeitern an Reaktionszeit wirklich erwarten, oder Mails so timen, dass sie erst Montagfrüh statt Sonntagabend verschickt werden – eine Aufgabe, die man auch an Plugins auslagern kann, die auch den Mailversand zu vordefinierten Zeiten pausieren.

Multitasking während Meetings

Eine weitere schlechte – und ansteckende – Angewohnheit zeigen Vorgesetzte, der während Meetings nebenbei mailen und vielleicht sogar telefonieren. Auch hier wird wieder signalisiert: Multitasking ist akzeptabel und notwendig, um möglich zeiteffizient zu arbeiten. Und: Es ist okay, den anderen Anwesenden nicht die völlige Aufmerksamkeit zu schenken.

Es wird übersehen, dass dadurch Wissenslücken entstehen, die der Produktivität schwer schaden können – was sich durch den Nachahmungseffekt bei den Mitarbeitern noch potenziert.

Die bessere Alternative: Wenn aufgrund eines Meeting-Marathons die Korrespondenz zu kurz kommt, sollte man die Besprechung eine Viertelstunde kürzer halten und diese Zeitfenster für Mails und Telefonate nützen.

Wichtig ist, dass sich Manager ihrer Vorbildfunktion bewusst bleiben:

Every manager, even the best, can fall into the evening-emailing and multitasking-at-meetings traps. These behaviors may seem harmless on the surface, but our research shows that even the small things can have outsized effects on a team. Every leader should be cognizant of this when they’re about to check their email or hit “send” at all the wrong times.

Quelle: Fuller, R., If You Multitask During Meetings, Your Team Will, Too, hbr.org, January 25, 2018